Под кадровым делопроизводством предполагается работа, при которой происходит документирование деятельности сотрудников. Грамотное ведение этого процесса уберегает компанию от штрафов со стороны органов государственного контроля и позволяет в дальнейшем избежать проблем при оформлении социальных выплат (т.е. пенсий, льгот и прочих пособий).
Для чего нужно кадровое делопроизводство
Главная задача этой деятельности заключается в налаживании и поддержании системы кадровой документации, при которой происходит своевременное оформление отношений между работодателем и сотрудниками, грамотное хранение этой информации, а также проводится:
- Воссоздание организационно-правовых основ труда работников и работодателя.
- Ведение документооборота трудовых отношений по требованиям законодательства.
- Упорядочение трудовых отношений работников и работодателя с помощью четкого распределения обязанностей и прав. Т.е. составление должностной инструкции, в которой прописываются точные задачи каждого сотрудника его ответственности и прав.
- Разрешение трудовых споров при возникновении конфликтов и разногласий.
- Работа с эффективной системой управления персоналом и решение задач руководителя.
Чем грозят ошибки при ведении кадрового документооборота
При нарушении требований и норм Законодательства о труде согласно статьи №5 п. 27 Кодекса административных правонарушений России при нарушениях правил Трудового кодекса и других законодательных документов, в которых прописаны нормы, лицо несет ответственность в виде штрафа. Для ИП эта сумма заключается в размере 1-5 тысяч рублей, для более крупных организаций — 30 000-50 000 рублей.
Если нарушение повторяется, штраф увеличивается. Для ИП составляет 10 000-20 000 рублей, а для организаций более крупного размера — 50 000-70 000 рублей.
Далее штрафы увеличиваются в размерах до 30 000 рублей для ИП и до 100 000 для крупных организаций.
Не каждая организация может себе позволить содержать достаточный штат высококлассных специалистов-кадровиков, способных вести документооборот на должном уровне. А во многих случаях наличие специализированного кадрового отдела является просто нецелесообразным даже при наличии финансовых возможностей. В таких ситуациях аутсорсинг кадрового делопроизводства является отличным способом решения вопроса – он позволяет готовить документацию своевременно и избежать множества проблем.
Выбор партнёра для аутсорсинга
Услуги по аутсорсингу делопроизводства предоставляют многие компании. Одной из наиболее известных является UCMS Group Russia. Её специалистам можно полностью доверить процесс делопроизводства, при чём – не только по кадровым вопросам. При сотрудничестве с данной компанией все процессы будут систематизированы, а задачи решены на высшем уровне. К тому же это позволит сэкономить на учётной системе и защитить информацию.
